ProjectPilot

Déclaration de protection des données

Mise à jour : 30 septembre 2026

Cette déclaration décrit le traitement des données personnelles lié au site projectpilot.swiss et à l’application ProjectPilot sur app.projectpilot.swiss. La loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) s’applique notamment.

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements propres décrits ici est office4you.swiss GmbH, Mitteldorfstrasse 29, 3072 Ostermundigen, Suisse. Pour toute question sur la protection des données, contactez-nous à hallo@projectpilot.swiss.

Lorsque les clients font traiter les données personnelles d’autres personnes dans leurs projets, ils déterminent la finalité de ce traitement. ProjectPilot traite ces contenus dans le cadre de la prestation confiée. Les demandes concernant ces contenus peuvent donc nécessiter la participation de l’organisation cliente responsable.

Responsabilité relative aux contenus des projets

Les clients sont responsables de la licéité des contenus qu’ils saisissent, téléversent ou partagent dans leurs projets. Lorsqu’ils décident des finalités et des moyens du traitement des données personnelles, ils en sont responsables au regard du droit de la protection des données. Ils s’assurent notamment d’être autorisés à traiter et communiquer les données, d’informer les personnes concernées si nécessaire et d’obtenir les consentements requis.

Cela vaut notamment pour les données personnelles sensibles, telles que les données de santé ou relatives à la sphère intime. Avant de les saisir, les clients doivent vérifier que l’utilisation de ProjectPilot est appropriée et licite au regard des données concernées et des éventuelles obligations légales ou professionnelles de secret. Ils limitent les contenus et les droits d’accès au nécessaire. Cela s’applique aussi au partage avec des participants externes et à la transmission de contenus à la fonction IA.

Les obligations légales propres d’office4you.swiss GmbH en matière de protection et de sécurité des données, notamment en tant que sous-traitante, restent inchangées.

2. Données traitées et finalités

Lors de l’inscription et pendant une période d’essai, nous traitons les informations transmises dans le formulaire d’inscription ainsi que les données nécessaires à la gestion du compte et à la connexion. Elles servent à créer, fournir et gérer votre accès.

Lors de l’utilisation, nous traitons les contenus saisis par vous ou d’autres participants autorisés : tâches, échéances, contacts, commentaires, mandats, procès-verbaux, saisies de temps et fichiers, par exemple. Ils peuvent contenir des données personnelles. Nous les traitons pour permettre le travail sur les projets, la collaboration et les fonctions utilisées.

Pour les abonnements et paiements, nous traitons les informations contractuelles, de facturation et de paiement afin d’exécuter le contrat, d’attribuer les paiements et de remplir nos obligations légales. Si vous nous contactez, nous traitons vos coordonnées et votre message pour répondre à votre demande.

Lors de l’accès au site et à l’application, les données de connexion techniquement nécessaires, notamment l’adresse IP, sont transmises à l’infrastructure. Elles servent à fournir les contenus et à assurer un fonctionnement sécurisé.

3. Hébergement et localisation des données

Le domaine projectpilot.swiss est géré auprès d’Infomaniak. L’application ProjectPilot est exploitée sur le Public Cloud d’Infomaniak Network SA en Suisse. Les données applicatives qui y sont stockées se trouvent dans des centres de données suisses.

4. Utilisation de l’intelligence artificielle

ProjectPilot utilise Infomaniak AI Services pour ses fonctions d’IA. Lorsque vous les utilisez, vos saisies et les informations de projet transmises dans la requête sont traitées par Infomaniak en Suisse pour produire une réponse. Ces informations peuvent contenir des données personnelles.

Selon Infomaniak, les saisies transmises ne sont pas conservées par le service d’IA et ne sont utilisées ni pour entraîner les modèles ni pour améliorer ses services. Ces indications concernent le traitement par Infomaniak AI Services.

Les réponses générées par l’IA peuvent être incomplètes ou erronées. Vérifiez les résultats avant de les utiliser pour prendre des décisions.

Pour en savoir plus : Infomaniak AI Services.

5. Paiements et autres destinataires

Les paiements sont traités par SumUp. Les données nécessaires à l’exécution et à l’attribution du paiement sont traitées à cette fin. Pour les traitements dont SumUp est elle-même responsable, ses propres informations de protection des données s’appliquent également.

Les contenus des projets sont accessibles aux autres participants selon leurs droits d’accès. Si cela est nécessaire pour remplir des obligations légales ou faire valoir ou défendre des droits, des données peuvent aussi être communiquées aux autorités compétentes ou à des spécialistes mandatés.

6. Cookies, suivi et demandes d’assistance

Sur le site public projectpilot.swiss, nous n’utilisons ni cookies ni services de suivi. Lorsque vous choisissez manuellement une langue, nous enregistrons uniquement ce choix dans le stockage local de votre navigateur pour vos prochaines visites. Vous pouvez le supprimer dans les réglages du navigateur. Lors de la première visite, nous utilisons les langues préférées communiquées par votre navigateur.

L’application app.projectpilot.swiss utilise des cookies techniquement nécessaires ou des mécanismes de stockage comparables pour maintenir la connexion et la session et fournir les fonctions demandées. Cette utilisation limitée aux besoins techniques ne requiert en principe pas de consentement distinct. Vous pouvez supprimer les cookies et données de site ou en limiter le stockage dans votre navigateur ; la connexion et d’autres fonctions peuvent alors être affectées.

L’application n’utilise aucun traceur marketing ou d’analyse. La transmission d’informations de suivi lors de demandes d’assistance, décrite ci-dessous, est distincte.

Lorsque vous envoyez une demande d’assistance depuis ProjectPilot, des informations de suivi sont transmises avec la demande par e-mail à office4you.swiss GmbH. Elles peuvent contenir des données personnelles. L’exploitante les traite pour examiner le problème signalé, corriger les erreurs et répondre à votre demande.

7. Conservation et suppression

Les comptes, contenus de projets et sauvegardes correspondantes sont supprimés à la demande du client, au plus tard un an après la fin de l’abonnement. Les demandes de suppression peuvent être adressées à hallo@projectpilot.swiss. Pour protéger vos données, nous pouvons vérifier votre identité ou votre autorisation avant de traiter la demande.

Les obligations légales de conservation restent réservées. Nous conservons notamment pendant dix ans les livres et pièces comptables soumis à cette obligation. Les données encore nécessaires à cette fin sont distinctes des contenus de projets à supprimer.

Nous ne traitons les autres données personnelles que pendant la durée nécessaire à leur finalité ou au respect d’obligations légales.

Les clients sont responsables de leurs propres sauvegardes. Les utilisateurs ayant le rôle Owner peuvent sauvegarder et restaurer manuellement les données via la fonction « Gestion de l’organisation ». Les clients assurent la protection et la conservation licite de leurs copies. Ils doivent supprimer eux-mêmes les copies hors du périmètre d’accès de l’exploitante ; une suppression dans ProjectPilot ne les efface pas.

8. Vos droits

Dans le cadre du droit applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles ainsi que leur rectification ou suppression. Si les conditions légales sont remplies, vous pouvez demander leur remise ou leur transfert et vous opposer à un traitement. Vous pouvez retirer un consentement pour l’avenir. Les restrictions légales et obligations de conservation restent réservées.

Veuillez adresser votre demande à hallo@projectpilot.swiss. Vous pouvez également contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

9. Modifications

Nous adaptons cette déclaration lorsque nos traitements ou les exigences légales changent. La version publiée fait foi.