ProjectPilot
Datenschutzerklärung
Stand: 25. September 2026
Diese Erklärung beschreibt die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit der Website projectpilot.swiss und der Applikation ProjectPilot unter app.projectpilot.swiss. Massgebend ist insbesondere das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die hier beschriebenen eigenen Datenbearbeitungen ist office4you.swiss GmbH, Mitteldorfstrasse 29, 3072 Ostermundigen, Schweiz. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter hallo@projectpilot.swiss.
Soweit Kunden Personendaten anderer Personen in ihren Projekten bearbeiten lassen, bestimmen sie den Zweck dieser Bearbeitung. ProjectPilot verarbeitet diese Projektinhalte im Rahmen der beauftragten Leistung. Anfragen zu solchen Inhalten können daher die Mitwirkung der zuständigen Kundenorganisation erfordern.
Verantwortung für Projektinhalte
Für die Rechtmässigkeit der von ihnen erfassten, hochgeladenen oder freigegebenen Projektinhalte sind die Kunden verantwortlich. Soweit sie über Zweck und Mittel der Bearbeitung von Personendaten entscheiden, sind sie dafür datenschutzrechtlich verantwortlich. Sie stellen insbesondere sicher, dass sie zur Bearbeitung und Weitergabe berechtigt sind, betroffene Personen soweit erforderlich informieren und notwendige Einwilligungen einholen.
Dies gilt insbesondere für besonders schützenswerte Personendaten, etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zur Intimsphäre. Kunden müssen vor der Eingabe prüfen, ob die Nutzung von ProjectPilot für die betreffenden Daten und allfällige gesetzliche oder berufliche Geheimhaltungspflichten geeignet und zulässig ist. Sie beschränken Inhalte und Zugriffsrechte auf das erforderliche Mass. Dies gilt auch bei der Freigabe an externe Projektbeteiligte und bei der Übermittlung von Inhalten an die KI-Funktion.
Die eigenen gesetzlichen Datenschutz- und Datensicherheitspflichten der office4you.swiss GmbH, insbesondere als Auftragsbearbeiterin, bleiben davon unberührt.
2. Welche Daten wir bearbeiten und wofür
Bei der Registrierung und während einer Testphase bearbeiten wir die von Ihnen im Anmeldeformular übermittelten Angaben sowie die für die Kontoführung und Anmeldung erforderlichen Daten. Dies dient der Einrichtung, Bereitstellung und Verwaltung Ihres Zugangs.
Bei der Nutzung bearbeiten wir die von Ihnen oder anderen berechtigten Projektbeteiligten erfassten Inhalte, etwa Aufgaben, Termine, Kontakte, Kommentare, Aufträge, Protokolle, Zeiteinträge und Dateien. Diese können Personendaten enthalten. Wir bearbeiten sie, um Projektarbeit, Zusammenarbeit und die von Ihnen genutzten Funktionen zu ermöglichen.
Im Zusammenhang mit Abonnementen und Zahlungen bearbeiten wir Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen zur Abwicklung des Vertrags, zur Zuordnung von Zahlungen und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Bei Kontaktaufnahme bearbeiten wir Ihre Kontaktangaben und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Beantwortung Ihres Anliegens.
Beim Aufruf von Website und Applikation werden technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, an die Infrastruktur übermittelt. Sie dienen der Auslieferung der Inhalte und dem sicheren Betrieb.
3. Hosting und Datenstandort
Die Domain projectpilot.swiss wird bei Infomaniak verwaltet. Die Applikation ProjectPilot wird auf der Public Cloud der Infomaniak Network SA in der Schweiz betrieben. Die dort gespeicherten Anwendungsdaten befinden sich in Schweizer Rechenzentren.
4. Einsatz künstlicher Intelligenz
ProjectPilot nutzt Infomaniak AI Services für KI-gestützte Funktionen. Wenn Sie diese Funktionen verwenden, werden Ihre Eingaben und die im Rahmen der Anfrage übermittelten Projektinformationen zur Erstellung einer Antwort durch Infomaniak in der Schweiz verarbeitet. Diese Informationen können Personendaten enthalten.
Nach Angaben von Infomaniak werden die übermittelten Eingaben beim KI-Dienst nicht gespeichert und weder zum Training der KI-Modelle noch zur Verbesserung seiner Dienstleistungen verwendet. Diese Angaben beziehen sich auf die Verarbeitung durch Infomaniak AI Services.
KI-generierte Antworten können unvollständig oder fehlerhaft sein. Prüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie diese als Grundlage für Entscheidungen verwenden.
Weitere Informationen: Infomaniak AI Services.
5. Zahlungsabwicklung und weitere Empfänger
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über SumUp. Dabei werden die zur Durchführung und Zuordnung der Zahlung benötigten Daten bearbeitet. Für Datenbearbeitungen, die SumUp in eigener Verantwortung durchführt, gelten zusätzlich dessen Datenschutzinformationen.
Projektinhalte werden anderen Projektbeteiligten im Rahmen ihrer jeweiligen Zugriffsrechte zugänglich. Soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Durchsetzung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist, können Daten auch an zuständige Behörden oder beigezogene Fachpersonen bekanntgegeben werden.
6. Cookies, Tracking und Supportanfragen
Auf der öffentlichen Marketing-Website projectpilot.swiss setzen wir keine Cookies und keine Trackingdienste ein.
Die Applikation app.projectpilot.swiss verwendet technisch notwendige Cookies beziehungsweise vergleichbare Speichermechanismen, um die Anmeldung und Sitzung aufrechtzuerhalten und die angeforderten Funktionen bereitzustellen. Für diese auf den technisch notwendigen Zweck beschränkte Nutzung ist grundsätzlich keine gesonderte Einwilligung erforderlich. Sie können Cookies und gespeicherte Website-Daten über Ihre Browsereinstellungen löschen oder deren Speicherung einschränken; dadurch können die Anmeldung und weitere Funktionen beeinträchtigt werden.
In der Applikation werden keine Marketing- oder Analyse-Tracker eingesetzt. Davon zu unterscheiden ist die nachfolgend beschriebene Übermittlung von Tracking-Informationen bei Supportanfragen.
Bei Supportanfragen, die Sie innerhalb der Applikation ProjectPilot stellen, werden Tracking-Informationen zusammen mit der Supportanfrage per E-Mail an die Anbieterin office4you.swiss GmbH übermittelt. Diese Informationen können Personendaten enthalten. Die Anbieterin bearbeitet sie zur Untersuchung des gemeldeten Problems, zur Fehlerbehebung und zur Beantwortung Ihrer Supportanfrage.
7. Aufbewahrung und Löschung
Konten, Projektinhalte und zugehörige Backups werden auf Aufforderung des Kunden gelöscht, spätestens jedoch ein Jahr nach Ende des Abonnements. Löschanfragen können an hallo@projectpilot.swiss gerichtet werden. Zum Schutz Ihrer Daten können wir vor der Bearbeitung Ihre Identität beziehungsweise Berechtigung prüfen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten. Insbesondere bewahren wir aufbewahrungspflichtige Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren auf. Daten, die hierfür weiter benötigt werden, sind von der Löschung der Projektinhalte zu unterscheiden.
Andere Personendaten bearbeiten wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Für die eigenen Datensicherungen sind die Kunden verantwortlich. Benutzer mit Ownerfunktion können Datensicherungen und Datenwiederherstellungen manuell über die Funktion «Organisationsverwaltung» vornehmen. Kunden sind für den Schutz und die rechtmässige Aufbewahrung eigener Sicherungskopien verantwortlich. Sicherungskopien ausserhalb des Zugriffsbereichs der Betreiberin müssen durch die Kunden selbst gelöscht werden; eine Löschung bei ProjectPilot erfasst solche Kopien nicht.
8. Ihre Rechte
Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts können Sie Auskunft über Ihre Personendaten sowie deren Berichtigung oder Löschung verlangen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie die Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Gesetzliche Einschränkungen und Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.
Bitte richten Sie Ihre Anfrage an hallo@projectpilot.swiss. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.
9. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Datenbearbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.